Glosar B2B: termenii folosiți în vânzarea-cumpărarea între firme

Acord

Acordul este înțelegerea comercială dintre cumpărător și furnizor, după ce amândoi au acceptat aceleași condiții. Pe Markonex, acordul se naște în două faze: una dintre părți acceptă oferta, iar cealaltă confirmă acordul. Acordul preia tot ce s-a stabilit în negociere: prețul, cantitatea, produsul, data și locul de livrare, termenul de plată, plus mesajele și documentele schimbate.

După confirmare, fiecare parte alege dacă acordul se încheie cu sau fără contract. Condițiile agreate pot fi modificate de oricare parte cât timp acordul nu este finalizat sau respins, iar oricare parte îl poate respinge înainte de finalizare.

Angrosist

Angrosistul (comerciantul en-gros) cumpără mărfuri în cantități mari, de la producători sau importatori, și le revinde altor firme: magazinelor, firmelor de execuție, restaurantelor sau altor distribuitori. Avantajul lui este stocul disponibil, sortimentul larg și livrarea rapidă, la prețuri de vânzare cu ridicata.

Pe Markonex, angrosiștii apar ca furnizori, la fel ca producătorii și distribuitorii. Activitatea principală a firmei se vede din descrierea profilului și din codul CAEN preluat de la ANAF.

Bilanț (situații financiare anuale)

Bilanțul este, în limbaj curent, setul de situații financiare anuale pe care firmele din România le depun la Ministerul Finanțelor. Din el reies, printre altele, veniturile, cheltuielile, profitul sau pierderea, datoriile, capitalurile proprii și numărul mediu de angajați. Indicatorii principali din bilanțuri sunt informații publice.

Pe Markonex, profilul fiecărei firme verificate prin CUI afișează indicatorii din bilanțurile publice preluate de la ANAF pe ultimii trei ani: venituri și cheltuieli totale, profit sau pierdere, numărul mediu de angajați, capital social, datorii, capitaluri proprii, creanțe și disponibilități. Bilanțurile se preiau automat în câteva minute de la înregistrare și se actualizează periodic.

Cerere de preț (cerere de ofertă)

Cererea de preț, numită și cerere de ofertă (în engleză request for quotation), este anunțul prin care o firmă descrie ce vrea să cumpere, ca furnizorii să îi trimită oferte. O cerere bună spune clar produsul sau serviciul, cantitatea, specificațiile, locul și termenul de livrare.

Pe Markonex, cererea de preț are titlu, descriere, categorie, locație și o perioadă de valabilitate, implicit 30 de zile. Se poate scrie, dicta vocal sau extrage dintr-un document scanat. La publicare devine activă imediat, platforma găsește automat furnizorii potriviți, iar la expirare cererea iese automat din piață.

Cerere de preț directă

Cererea de preț directă este o cerere trimisă unei singure firme, fără să fie publicată în piață. O folosești când știi deja de la cine vrei preț, de exemplu de la un furnizor cu care ai mai lucrat.

Pe Markonex o trimiți din profilul companiei, cu butonul „Solicită preț”. Furnizorul răspunde cu o ofertă de preț sau refuză, iar negocierea continuă pe runde, la fel ca la o cerere publicată. Separat, de pe pagina unui produs din catalogul unei firme poți face direct o ofertă pentru acel produs.

Cifră de afaceri

Cifra de afaceri este suma veniturilor pe care o firmă le obține într-un an din vânzarea produselor și a serviciilor, fără TVA. Este cel mai folosit indicator pentru mărimea unei firme și apare în situațiile financiare anuale.

Cifra de afaceri nu este același lucru cu profitul: o firmă poate avea cifră de afaceri mare și pierdere. Pe Markonex, profilul firmei arată veniturile totale din bilanțul public, alături de profit sau pierdere și de numărul mediu de angajați, iar în comparația de produse vezi aceste date pentru fiecare furnizor.

Cod CAEN

Codul CAEN arată activitatea economică a unei firme, după Clasificarea activităților din economia națională. Fiecare firmă are o activitate principală, cu un cod de patru cifre, de exemplu pentru fabricare, comerț cu ridicata sau construcții, și poate avea și activități secundare.

Pe Markonex, codul CAEN principal se preia de la ANAF la verificarea CUI-ului și apare pe profilul firmei, alături de numărul de înregistrare la registrul comerțului. Te ajută să vezi dacă un furnizor produce sau revinde ce îți oferă.

Cod de TVA și plătitor de TVA

O firmă este plătitoare de TVA (înregistrată în scopuri de TVA) când a depășit plafonul de scutire prevăzut de Codul fiscal sau când a optat pentru înregistrare. Codul de TVA al unei firme din România este CUI-ul precedat de prefixul RO, de exemplu RO12345678, și apare pe facturi.

Pentru tranzacțiile cu firme din alte state membre ale Uniunii Europene, codul de TVA se poate verifica în sistemul VIES al Comisiei Europene. Pe Markonex, statusul de plătitor de TVA se preia de la ANAF și apare pe profil ca insigna „Plătitor TVA”.

Contract

Contractul este documentul scris care fixează obligațiile părților: ce se livrează, la ce preț, în ce termen, cu ce plată, garanții și penalități. Între firme, contractul poate acoperi o singură livrare sau poate fi un contract-cadru pentru livrări repetate.

Pe Markonex, contractul se generează ca PDF din șablonul companiei sau se încarcă ca document existent. Ambele părți acceptă contractul și aprobă fiecare versiune a documentului, iar contractul are o perioadă și o dată de expirare. Un acord încheiat cu contract se finalizează după ce contractul este acceptat de ambele părți. Markonex nu este parte în contractele dintre firme.

CUI (cod unic de înregistrare)

CUI este codul unic de înregistrare al unei firme din România, atribuit la înmatricularea în registrul comerțului; pentru alte entități se folosește denumirea de cod de identificare fiscală (CIF). Este numărul după care identifici o firmă în relația cu ANAF, pe facturi și în contracte.

Nu confunda CUI-ul cu numărul de ordine din registrul comerțului, care la societăți începe cu litera J, și nici cu codul de TVA, care este CUI-ul cu prefixul RO. Pe Markonex, CUI-ul este baza verificării ANAF și a preluării bilanțurilor, iar în căutarea de companii poți găsi o firmă direct după CUI, cu sau fără prefixul RO.

Distribuitor

Distribuitorul cumpără produse de la unul sau mai mulți producători și le vinde mai departe altor firme, de obicei pe o anumită zonă sau pentru anumite mărci. Pe lângă produs, aduce stoc local, logistică, consultanță și uneori service.

Față de producător, prețul include marja distribuitorului, dar cantitățile minime sunt de obicei mai mici, iar livrarea din stoc este mai rapidă. Pe Markonex, distribuitorii primesc cererile de preț potrivite la fel ca producătorii; comparația pe larg este în ghidul „Producător direct sau distribuitor”.

e-Factura

RO e-Factura este sistemul național de facturare electronică, administrat de ANAF. Facturile se transmit în format electronic structurat, prin Spațiul Privat Virtual sau prin interfața automată a ANAF, iar pentru livrările și serviciile dintre firmele stabilite în România transmiterea facturilor prin sistem este obligatorie, în condițiile prevăzute de lege.

ANAF publică, în informațiile despre contribuabili, dacă o firmă figurează în Registrul RO e-Factura. Pe Markonex, această informație se preia la verificarea CUI-ului și apare pe profil ca insigna „e-Factura”. Markonex nu emite facturi și nu transmite facturi în sistemul e-Factura.

Importator

Importatorul aduce mărfuri din afara țării și le vinde pe piața din România, de regulă altor firme. Pentru mărfurile din afara Uniunii Europene se ocupă de formalitățile vamale și de plata taxelor de import; între statele membre UE nu există vamă, dar se aplică regulile fiscale pentru achizițiile intracomunitare.

Când cumperi de la un importator, întreabă de originea produsului, de certificatele de conformitate și de stocul disponibil în țară. Pe Markonex, importatorii apar ca furnizori și primesc cereri de preț publicate și cereri de preț directe.

Incoterms

Incoterms sunt reguli standard publicate de Camera Internațională de Comerț (ICC) care stabilesc, printr-o abreviere de trei litere, cine plătește transportul, asigurarea și formalitățile vamale și în ce punct trece riscul de la vânzător la cumpărător. Regulile apar în ediții succesive, de exemplu Incoterms 2020, așa că în contract se scriu regula, locul și ediția, de exemplu „FCA Cluj-Napoca, Incoterms 2020”.

Pe Markonex, acordul reține data și locul de livrare, iar regula Incoterms convenită se precizează în mesajele negocierii sau în contract. Regulile cel mai des întâlnite:

• EXW (Ex Works): vânzătorul pune marfa la dispoziție la sediul sau la depozitul lui; de acolo, cumpărătorul preia toate costurile și riscurile.
• FCA (Free Carrier): vânzătorul predă marfa, vămuită la export, transportatorului ales de cumpărător, în locul convenit.
• DAP (Delivered at Place): vânzătorul livrează la destinația convenită, cu marfa gata de descărcare; formalitățile și taxele de import rămân la cumpărător.
• DDP (Delivered Duty Paid): vânzătorul suportă toate costurile și riscurile până la destinație, inclusiv taxele de import.
• FOB (Free On Board) și CIF (Cost, Insurance and Freight): reguli doar pentru transportul pe mare sau pe căi navigabile interioare; la FOB riscul trece când marfa este la bordul navei în portul de încărcare, iar la CIF vânzătorul plătește în plus transportul și asigurarea până în portul de destinație, deși riscul trece tot la încărcare.

MOQ (cantitate minimă de comandă)

MOQ (din engleză, minimum order quantity) este cea mai mică cantitate pe care un furnizor o acceptă într-o comandă, de exemplu 100 de bucăți, un palet sau o tonă. Producătorii folosesc o cantitate minimă ca o comandă să acopere costurile de producție, ambalare și transport; uneori prețul pe unitate scade în trepte peste acest prag.

Pe Markonex, produsele din catalog au un interval de preț și o monedă, iar cantitatea concretă se stabilește în ofertă și în negociere. Dacă vinzi cu o cantitate minimă, menționeaz-o în descrierea produsului; dacă cumperi, scrie cantitatea în cererea de preț, ca ofertele să fie comparabile.

Negociere

Negocierea este etapa în care cumpărătorul și furnizorul ajung la condițiile finale: preț, cantitate, termen și loc de livrare, termen de plată.

Pe Markonex, negocierea se face pe runde: fiecare parte răspunde cu o contraofertă, până la maximum 20 de runde, cu mesaje și documente atașate în aceeași conversație. Partea care trebuie să răspundă primește remindere, iar o ofertă care nu se finalizează expiră după 30 de zile. Când ambele părți acceptă aceeași ofertă, se creează acordul.

Ofertă

Oferta este răspunsul furnizorului la o cerere de preț: prețul, cantitatea și condițiile în care poate livra. Între firme, oferta este punctul de plecare al negocierii și se compară cu ofertele altor furnizori pentru aceeași cerere.

Pe Markonex, furnizorul trimite oferta direct pe cererea de preț, iar toate ofertele primite apar în pagina „Oferte”. La rândul lui, cumpărătorul poate face o ofertă pentru un produs din catalogul unui furnizor. Între două firme există o singură negociere activă pe aceeași cerere de preț.

Potrivire automată

Potrivirea automată este modul în care Markonex leagă cererile de preț de furnizorii potriviți, fără ca cumpărătorul să caute manual fiecare firmă. Platforma caută după cuvintele din cerere și după sensul lor, așa că găsește furnizori relevanți și când aceștia descriu produsul cu alte cuvinte, în română sau în engleză.

Fiecare rezultat are un procent de potrivire. Contează în primul rând cât de bine se potrivesc cererea și ce vinde furnizorul, iar în mai mică măsură verificarea firmei, verificarea ANAF, ratingul, distanța, categoria și istoricul negocierilor. Furnizorii pot salva filtre de urmărire și primesc notificare când apare o cerere de preț peste pragul de potrivire ales.

Producător

Producătorul fabrică produsul pe care îl vinde. Cumpărând direct de la el obții de regulă prețul de fabrică, specificații tehnice exacte și posibilitatea de a comanda variante personalizate, dar și cantități minime mai mari și termene de producție.

Pe Markonex, producătorii își listează produsele în catalog, inclusiv prin import din Excel, primesc cererile de preț potrivite și negociază direct cu cumpărătorul, fără intermediari.

Termen de livrare

Termenul de livrare este data sau intervalul până la care furnizorul trebuie să livreze marfa sau să presteze serviciul, la locul convenit. Pentru comenzi mari se pot stabili livrări eșalonate, cu termene separate.

Pe Markonex, data și locul de livrare fac parte din condițiile acordului. Când ceri oferte, scrie termenul dorit în cererea de preț, ca ofertele să fie comparabile; locația cererii contează și în potrivirea cu furnizori din apropiere.

Termen de plată

Termenul de plată este intervalul în care cumpărătorul trebuie să plătească, socotit de obicei de la data facturii sau a livrării, de exemplu plata la 30 de zile. Poate fi convenită și plata în avans, parțial în avans sau la livrare. Între profesioniști, legea din România reglementează termenele de plată și dobânzile pentru întârzieri, așa că termenul se scrie clar în acord sau în contract.

Pe Markonex, termenul de plată face parte din condițiile acordului și poate fi modificat de oricare parte cât timp acordul nu este finalizat. Platforma nu procesează plăți: plata se face direct între firme, conform acordului.

Verificare ANAF

Verificarea ANAF înseamnă confirmarea, pe baza CUI-ului, că o firmă există și este activă în evidențele administrației fiscale. Datele publice despre contribuabili, cum sunt denumirea, sediul, numărul de registru, starea firmei și înregistrarea în scopuri de TVA, se pot consulta pe site-ul ANAF.

Pe Markonex, la înregistrare platforma interoghează ANAF după CUI: dacă firma este activă, profilul primește statusul „Verificat ANAF”, iar denumirea legală, codul CAEN, numărul de registru, statusul TVA, e-Factura și sediul social se completează automat. Dacă CUI-ul nu există sau firma este inactivă ori radiată, înregistrarea cu acel CUI este blocată. Starea firmelor se reverifică de două ori pe lună, iar firmele neverificate ANAF sunt marcate distinct în rezultate.