Cum își ține la zi un distribuitor de instalații CRM-ul partenerilor, cu ajutorul unui agent AI

Cine este firma și de ce rămâne CRM-ul în urmă?

Imaginează-ți un distribuitor de echipamente HVAC și instalații sanitare: centrale, pompe, robinetărie, tubulatură. Cumpără de la mai mulți furnizori și vinde către firme de instalații, prin Markonex.

CRM-ul din Markonex are pentru fiecare partener o fișă cu note, persoane de contact, etichete, tipul relației și istoricul tranzacțiilor și al prețurilor. Doar că, după o zi plină, nimeni nu mai completează notele și etichetele.

Cum arăta CRM-ul înainte de agent?

Istoricul tranzacțiilor se completa automat, dar contextul lipsea: de ce s-a ales un furnizor, ce s-a negociat, ce partener e client și furnizor în același timp.

• Partenerii noi rămâneau fără tipul relației și fără etichete.
• Notele despre acorduri lipseau sau erau scrise diferit de fiecare coleg.
• Comparația prețurilor între furnizori se făcea doar când cineva își amintea.

De ce ai nevoie ca să pornești un astfel de agent?

Agenții Markonex sunt agenți Claude, de la Anthropic, pe care firma îi creează în aplicația web Markonex Agents. Agentul lucrează pentru companie, nu pentru un singur angajat, și folosește cheia API Anthropic a firmei: costul modelului se plătește direct către Anthropic, din creditele preplătite ale firmei, nu către Markonex. Costul afișat în aplicație este o estimare.

• Firma este verificată de platformă (insigna „Verificat de platformă”).
• Administratorul pornește Agenții și MCP din Firma mea → Asistenți AI → Agenți și bifează nota de informare.
• În Markonex Agents, la „Chei API”, se adaugă cheia Anthropic a firmei; din cheie se văd doar ultimele 4 caractere.
• Asistentul „Agent nou” are pașii: Cheie API, Model, Instrucțiuni, Permisiuni, Programări, Limite (buget lunar, buget pe rulare, număr maxim de rulări pe zi) și Rezumat.
• Permisiuni în limbaj simplu: citire pentru CRM, acorduri și oferte și scriere în CRM (adăugare parteneri, tipul relației, etichete, note, persoane de contact). Toate scrierile în CRM se aprobă.

Cum îl încerci fără riscuri, înainte de datele reale?

Fiecare firmă are un mediu de test separat: o companie „(TEST)” și până la două firme partenere de test, cu date proprii, fără emailuri, fără notificări push și fără ANAF sau e-Factura. Acolo poți încheia un acord de probă cu o firmă parteneră de test și poți vedea ce note și etichete propune agentul.

În mediul de test, agentul își confirmă singur acțiunile, ca să vezi rapid tot fluxul. În contul real, aceleași acțiuni așteaptă aprobarea unui om. Mediul de test se poate reseta sau șterge oricând.

Pasul 1: stabilești regulile CRM-ului

Ca să fie consecvent, agentul are nevoie de reguli clare: ce etichete folosiți, cum arată o notă bună și când un partener e client, furnizor sau amândouă.

1. Instrucțiunile agentului

   În fiecare vineri, verifică acordurile din ultima săptămână. Dacă partenerul nu e în lista noastră, adaugă-l și setează tipul relației: Furnizor dacă am cumpărat, Client dacă am vândut, Client și furnizor dacă amândouă. Folosește doar etichetele existente: HVAC, sanitare, pompe, termene scurte. Scrie o notă de 3 rânduri pentru fiecare acord: ce s-a cumpărat sau vândut, prețul și ce s-a negociat. La final, compară prețurile la pompe între furnizori și spune-mi dacă unul s-a scumpit.

Pasul 2: programezi rularea de vineri

Programarea poate fi vinerea la 15:00, ca aprobările să se facă înainte de weekend. La „Limite” stabilești bugetul și numărul maxim de rulări.

Pasul 3: agentul pregătește modificările din CRM

Agentul citește acordurile, istoricul partenerilor și istoricul prețurilor, apoi pregătește partenerii noi, etichetele și notele. Fiecare modificare apare ca acțiune pregătită.

1. Markonex Agents - aprobare

   Agentul vrea să execute o acțiune pregătită: adaugă nota „Acord pentru 12 pompe de circulație, livrare în 7 zile; prețul a scăzut cu 3% în runda a doua, în schimbul plății la 30 de zile.” la fișa partenerului. Aprobă / Respinge

Pasul 4: aprobi modificările și citești comparația prețurilor

Responsabilul aprobă sau respinge fiecare modificare în Markonex Agents. Comparația prețurilor e doar citire, așa că apare direct în raportul rulării.

1. Agentul

   Am pregătit 2 parteneri noi, 5 note și 3 etichete, toate în așteptarea aprobării. Comparația prețurilor la pompe: prețul de la furnizorul cu care avem cele mai multe acorduri a crescut față de acordul anterior, iar alt furnizor din lista noastră a oferit recent un preț mai mic pentru un model similar.

Ce câștigă firma dintr-un CRM ținut la zi?

Fișa fiecărui partener spune povestea completă, nu doar cifrele: ce s-a negociat și de ce. Etichetele sunt folosite la fel de toată lumea, iar scumpirile se observă din comparația săptămânală. Ca estimare ilustrativă, câteva ore pe lună de completat CRM-ul pot deveni câteva minute de aprobat modificări; efectul real depinde de numărul de acorduri.

Ce limite și ce garanții de siguranță are agentul?

Agentul are un singur instrument: serverul MCP Markonex. Nu navighează pe internet, nu deschide fișiere și nu rulează cod. Nu are memorie între rulări: fiecare rulare pornește din datele din platformă și din instrucțiunile scrise de firmă. Agentul lucrează doar cu partenerii firmei din Markonex și doar cu datele legate de tranzacțiile din platformă; fiecare modificare în CRM trece prin aprobare.

• Lucrează doar cu permisiunile bifate la crearea lui, în limita drepturilor utilizatorului a cărui identitate o folosește.
• Programările merg cel mult o dată pe oră, după ora României; o rulare poate porni cu câteva minute întârziere.
• Acțiunile comerciale pregătite așteaptă aprobarea unui utilizator cu dreptul de gestionare a agenților, anunțat în aplicație, push sau pe email; aprobarea e valabilă 24 de ore și doar cât timp rularea e activă.
• Acțiunea aprobată se execută în numele celui care a aprobat, iar în jurnalul de activitate apare „Nume (prin agentul Anthropic #id)”.
• Agentul nu poate emite sau anula facturi, nu trimite nimic în e-Factura, nu face plăți și nu poate administra firma sau utilizatorii.
• Dacă administratorul oprește Agenții pentru firmă, toate accesele agenților sunt revocate imediat.