Cum primește achizițiile unei firme de construcții, lunea, raportul complet al săptămânii

Cine este firma și de ce are nevoie de un raport săptămânal?

Să ne gândim la o firmă de construcții cu mai multe șantiere în lucru și un responsabil de achiziții care cumpără materiale, închiriază utilaje și contractează servicii. Pe Markonex are în fiecare săptămână mai multe cereri de preț active, unele cu liste de zeci de linii.

Directorul vrea să știe, lunea, unde sunt achizițiile: ce oferte au venit, care e cea mai bună pe fiecare linie, ce acorduri trebuie confirmate și ce facturi au sosit.

Cum se făcea raportul înainte de agent?

Responsabilul de achiziții deschidea fiecare cerere, nota ofertele într-un tabel, verifica acordurile și contractele și trimitea un email. Lunea dimineață pleca, de fapt, la strâns date, nu la cumpărat.

• Comparația pe linii se refăcea manual pentru fiecare cerere cu listă de produse.
• Acordurile care așteptau confirmarea firmei se observau târziu.
• Facturile primite pe acorduri se verificau separat.

De ce ai nevoie ca să pornești un astfel de agent?

Agenții Markonex sunt agenți Claude, de la Anthropic, pe care firma îi creează în aplicația web Markonex Agents. Agentul lucrează pentru companie, nu pentru un singur angajat, și folosește cheia API Anthropic a firmei: costul modelului se plătește direct către Anthropic, din creditele preplătite ale firmei, nu către Markonex. Costul afișat în aplicație este o estimare.

• Firma este verificată de platformă (insigna „Verificat de platformă”).
• Administratorul pornește Agenții și MCP din Firma mea → Asistenți AI → Agenți și bifează nota de informare.
• În Markonex Agents, la „Chei API”, se adaugă cheia Anthropic a firmei; din cheie se văd doar ultimele 4 caractere.
• Asistentul „Agent nou” are pașii: Cheie API, Model, Instrucțiuni, Permisiuni, Programări, Limite (buget lunar, buget pe rulare, număr maxim de rulări pe zi) și Rezumat.
• Permisiuni în limbaj simplu: doar citire pentru cererile de preț, oferte, acorduri, contracte și facturi. Agentul nu primește nicio permisiune de scriere.

Cum îl încerci fără riscuri, înainte de datele reale?

Fiecare firmă are un mediu de test separat: o companie „(TEST)” și până la două firme partenere de test, cu date proprii, fără emailuri, fără notificări push și fără ANAF sau e-Factura. Acolo poți crea câteva cereri de preț și oferte de probă între firma de test și partenerii de test, ca să vezi cum arată raportul înainte de a-l rula pe datele reale.

În mediul de test, agentul își confirmă singur acțiunile, ca să vezi rapid tot fluxul. În contul real, aceleași acțiuni așteaptă aprobarea unui om. Mediul de test se poate reseta sau șterge oricând.

Pasul 1: descrii raportul pe care îl vrei

Agentul scrie raportul în forma pe care o descrii. Poți cere secțiuni, ordine și nivel de detaliu.

1. Instrucțiunile agentului

   În fiecare luni, scrie raportul de achiziții al săptămânii trecute: 1) cererile de preț active și câte oferte a primit fiecare; 2) pentru cererile cu listă de produse, cea mai bună ofertă pe fiecare linie și liniile fără ofertă; 3) acordurile care așteaptă confirmarea noastră; 4) contractele în curs; 5) facturile primite pe acorduri. La final, trei lucruri care cer o decizie săptămâna aceasta.

Pasul 2: programezi rularea de luni dimineață

Programarea poate fi lunea la 7:30, ora României. Pentru un raport săptămânal ajunge o rulare pe săptămână, iar bugetul îl stabilești la „Limite”.

Pasul 3: agentul citește datele și scrie raportul

Agentul citește cererile, comparația ofertelor pe linii, acordurile, contractele și facturile primite, apoi scrie raportul în fila „Rulări” a agentului din Markonex Agents.

1. Agentul

   Săptămâna trecută: 5 cereri de preț active, 17 oferte primite. Cererea pentru materialele șantierului 2 (38 de linii): cea mai bună ofertă diferă pe linii între doi furnizori, iar 4 linii nu au încă nicio ofertă. 2 acorduri așteaptă confirmarea noastră. 1 contract este în așteptarea acceptării de către furnizor. 3 facturi primite pe acorduri. De decis: atribuirea liniilor la cererea pentru șantierul 2, confirmarea celor 2 acorduri, cererea care expiră miercuri fără oferte suficiente.

Pasul 4: echipa decide și lucrează în platformă

Raportul arată ce trebuie făcut; deciziile le iau oamenii. Responsabilul de achiziții atribuie liniile, confirmă acordurile și negociază direct în platformă, ca până acum.

Ce se schimbă pentru achiziții și pentru director?

Săptămâna începe cu decizii, nu cu strâns de date. Directorul vede aceeași imagine ca responsabilul de achiziții, iar liniile fără ofertă sau acordurile neconfirmate sunt semnalate din prima zi. Ca estimare ilustrativă, raportul care cerea o dimineață de lucru poate fi citit în zece minute; timpul real depinde de numărul de cereri și de complexitatea listelor.

Ce limite și ce garanții de siguranță are agentul?

Agentul are un singur instrument: serverul MCP Markonex. Nu navighează pe internet, nu deschide fișiere și nu rulează cod. Nu are memorie între rulări: fiecare rulare pornește din datele din platformă și din instrucțiunile scrise de firmă. Pentru că are doar permisiuni de citire, agentul din acest scenariu nu poate crea, trimite sau modifica nimic. Facturile, oricum, sunt doar de citit prin MCP.

• Lucrează doar cu permisiunile bifate la crearea lui, în limita drepturilor utilizatorului a cărui identitate o folosește.
• Programările merg cel mult o dată pe oră, după ora României; o rulare poate porni cu câteva minute întârziere.
• Acțiunile comerciale pregătite așteaptă aprobarea unui utilizator cu dreptul de gestionare a agenților, anunțat în aplicație, push sau pe email; aprobarea e valabilă 24 de ore și doar cât timp rularea e activă.
• Acțiunea aprobată se execută în numele celui care a aprobat, iar în jurnalul de activitate apare „Nume (prin agentul Anthropic #id)”.
• Agentul nu poate emite sau anula facturi, nu trimite nimic în e-Factura, nu face plăți și nu poate administra firma sau utilizatorii.
• Dacă administratorul oprește Agenții pentru firmă, toate accesele agenților sunt revocate imediat.