Cum își urmărește o firmă de instalații negocierile și acordurile direct din ChatGPT

Ce firmă este și ce problemă avea?

Scenariul este ilustrativ: o firmă de instalații din Timișoara, cu 20 de angajați, care montează pompe de căldură și sisteme de climatizare în clădiri de birouri și case. Cumpără echipamentele de la distribuitori, pe proiect.

Pe un proiect important, firma negocia în paralel cu trei distribuitori. Administratorul pleca dimineața pe șantier și pierdea ziua cu telefoane ca să afle cine a răspuns și ce a schimbat.

Cum se urmăreau negocierile înainte?

Ofertele veneau pe email, contraofertele se trimiteau tot pe email, iar condițiile modificate se pierdeau între atașamente. Era greu de spus, la un moment dat, care este ultima variantă a prețului, a termenului de livrare sau a garanției.

Pe Markonex, fiecare rundă de negociere arată toate condițiile, iar ce s-a schimbat față de runda anterioară apare evidențiat. ChatGPT citește aceste date și le rezumă într-o frază.

De ce ai nevoie ca să lucrezi așa?

Conexiunea se face o singură dată. Pentru acest scenariu sunt necesare:

• Firma ta este verificată de platformă (insigna „Verificat de platformă”); asistenții AI sunt disponibili doar pentru firmele verificate.
• Un utilizator cu dreptul de a administra MCP a activat conexiunea pentru firmă, din Markonex, la AI → MCP → Detalii.
• Ai un abonament ChatGPT care permite conectori personalizați (modul pentru dezvoltatori) și ai adăugat conectorul Markonex cu adresa afișată în Markonex, la AI → MCP → „Conectare și utilizări”.
• La autorizare, pe pagina Markonex, bifezi doar permisiunile de care ai nevoie; cele de citire sunt bifate implicit, cele de modificare le alegi tu.
• Permisiunile folosite aici: citirea și modificarea ofertelor, citirea și modificarea acordurilor, citirea facturilor.
• Pentru acceptarea ofertelor și confirmarea acordului, ambele firme trebuie să fie verificate de platformă.

Pasul 1: întrebi ce s-a întâmplat în negocieri

Dimineața, înainte de șantier, administratorul cere un rezumat al negocierilor deschise.

1. Tu

   Care e stadiul negocierilor pentru pompele de căldură de la proiectul de birouri? Ce s-a schimbat în ultima rundă?

2. ChatGPT

   Ai 3 negocieri deschise. Distribuitorul A a răspuns ieri cu runda 3: a scăzut prețul de la 31.500 la 30.200 lei pe unitate, dar a mărit termenul de livrare de la 3 la 5 săptămâni. Distribuitorul B nu a mai răspuns de 6 zile; oferta lui expiră în 24 de zile. Distribuitorul C a păstrat prețul de 29.900 lei, cu garanție extinsă la 5 ani, dar cere avans de 30%.

Pasul 2: trimiți o contraofertă, după confirmare

Administratorul vrea prețul distribuitorului A, dar cu termenul inițial. Contraoferta este o acțiune comercială, deci trece prin confirmare.

1. Tu

   Trimite distribuitorului A o contraofertă: 30.200 lei pe unitate, dar livrare în 3 săptămâni, ca în runda 2.

2. Markonex - confirmare

   Confirmare necesară - contraofertă în negocierea cu distribuitorul A, runda 4: 30.200 lei/unitate, 6 unități, livrare în 3 săptămâni; celelalte condiții rămân ca în runda 3. Confirmi?

3. Tu

   Da, trimite.

4. ChatGPT

   Contraoferta a fost trimisă. Distribuitorul A o vede ca runda 4, cu termenul de livrare evidențiat ca schimbare.

Pasul 3: confirmi acordul după ce furnizorul acceptă

Acceptarea se face în două faze: o parte acceptă oferta, cealaltă confirmă acordul. În acest scenariu, distribuitorul A acceptă contraoferta din Markonex, iar firma de instalații confirmă acordul din ChatGPT.

1. Tu

   Distribuitorul A a acceptat? Dacă da, confirmă acordul.

2. ChatGPT

   Da, distribuitorul A a acceptat oferta din runda 4. Ambele firme sunt verificate de platformă, deci acordul se poate confirma. Pregătesc confirmarea.

3. Markonex - confirmare

   Confirmare necesară - confirmare acord cu distribuitorul A: 6 pompe de căldură, 30.200 lei/unitate, livrare în 3 săptămâni, condițiile din runda 4. Confirmi?

4. Tu

   Confirm.

Pasul 4: citești factura primită pe acord

După livrare, distribuitorul emite factura din acord, în Markonex. Firma de instalații o poate citi din ChatGPT, inclusiv datele de plată, dar nu o poate modifica.

1. Tu

   Am primit factura pentru pompele de la distribuitorul A? Când e scadența?

2. ChatGPT

   Da, factura a fost emisă pe acordul cu distribuitorul A, cu valoarea din acord și scadența la 30 de zile de la emitere. Plata se face direct către distribuitor, în contul din factură; Markonex nu procesează plăți.

Ce s-a schimbat pentru firma de instalații?

Administratorul are în câteva fraze situația tuturor negocierilor, cu schimbările din fiecare rundă, și poate reacționa din chat fără să caute emailuri. Acordul și factura rămân legate de negociere, în același loc.

Ca estimare ilustrativă, nu ca rezultat măsurat: urmărirea a trei negocieri în paralel devine o întrebare de dimineață, nu o serie de telefoane pe parcursul zilei.

Ce nu poate face ChatGPT prin Markonex?

ChatGPT nu trimite contraoferte, nu acceptă oferte și nu confirmă acorduri fără confirmarea ta. În jurnalul de activitate, fiecare acțiune apare sub forma „Nume (prin ChatGPT)”.

• Alegerea variantei cu sau fără contract și acceptarea contractului se fac în Markonex.
• Facturile se pot doar citi: nu le emite, nu le modifică, nu emite storno și nu trimite nimic în e-Factura.
• Nu face plăți și nu urmărește încasările.
• Nu descarcă fișiere și nu semnează documente.